2018.06.26課題解決

システム化の予算が取れない?

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システム化されていない業務

現在担当している業務はシステム化されていないので、顧客担当者や関連部署から届けられる申込書、申請書、発注書、契約書などをもとにExcelに入力して管理しています。
 
Excelのファイルは前任者がマクロを組んで作成したものをそのまま利用していますが、その前任者は昨年末に退職しました。
新しく機能を追加しようとしても、複数のページを跨いで組まれているマクロに追加したり修正したりすると、既存システムへの影響があるかもしれないので、このファイルには手を加えず、自分で作成した別のExcelファイルを利用しています。
 

人は増えるけど…

昨年末から新しいサービスを提供することになり、業務量が増えたために新しい担当者が入ってきました。
 
元々利用していたExcelシートに加えて、私が作成したシートも共有して利用してもらっていますが、新しいサービスはこれまでの業務プロセスとは異なる仕入れ方法や外部との契約が入ることになり、これまでの管理方法とは異なる機能を追加する必要があります。
 
そこで新担当者は、私が作成した方のExcelファイルに新たにシートを加えて新サービスへの対応ができる項目を追加、これを従来のシステムとも連携させるのですが、様々な計算式やマクロが組まれているのでこの新しいシートは新担当者しかメンテナンスができない状況です
 
こうして新しいサービスが増えると担当者がアサインされ、新しく独自のExcelシートやページが増えていく、という状況が長い間続いています。情報システム部門に何とかしてほしいと何度か依頼はしているのですがいつも予選が取れない、他にシステムの課題が山積していて対応できない、という反応です。
 

システム化できないの?

業務システムは一度納入されると5年間は利用し続けるので、現在の業務がシステム化されるのは当分先になりそうです。けれども新しいサービスを始めるたびに業務担当者が増えていくのでは、とても大きなコストがかかっている気がします。この費用をシステム予算にあてることはできないのでしょうか?
 
部内のExcelも今や複雑すぎてメンテナンスできませんし、それぞれのファイルが連携しているので、簡単なツールではカバーできません。当社の業務は少し特殊なのでパッケージソフトでは対応できず、カスタマイズが必要になりそうだし、スクラッチで開発するには情報システムの了解が必要です。
 
何とか自分たちでできるシステム化の方法がないだろうか。
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