2018.06.04課題解決

業務システムが使いにくい理由とその解決策とは?②

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解決できるの?

既存のシステムに様々な機能を追加することや、現在のシステムを変更して思うようなシステムを作れるでしょうか?ビジネスや業務はどんどん変化するし、現場や経営陣からも新しい要望がたくさん出てくる…なにか劇的に改善する方法を見つけなくては。

新しくシステムを構築する

現場の要望に応えるべく、既存のシステムに変更を加えようとすると、まずはヒアリングして要件を整理、ベンダーさんに相談しながら見積もりを取得して、予算を確保して、稟議をあげて…時間がかかるなぁ…。

最新の技術に対応しよう?

他社はモバイル端末から在庫や顧客情報を照会、日報も入力できるのに、当社は入力は帰社してから。せめて日報だけでもリモートで入力できればもう一件回れるのに。現在のシステムをモバイルに対応させようとするとコストと時間がかかり、今年度は難しいと情シスから言われた。もっと簡単に最新技術に対応できないだろうか。

業務が変化する時

ここ数年、顧客からの要望、求められる情報、競合他社の顔ぶれや提案内容が大きく変わってきた。長年の取引先からもこれまでには無かった要望がでてくるようになったし、他社はITを活用して一歩進んだ提案をしているらしい。

ウチの業務は特殊だから…。

独自のサービスを提供してきたので、ずっと付き合いのあるシステムベンダーにすべてお任せしてきた。ウチの業務をすべて把握しているし、これからもそのシステムベンダーにお願いするのがいいんだろうか。あまり新しい提案はしてくれないようだが。

思い通りのシステムで業務を効率化する

思い切って若手のメンバーを選定して、社内の営業管理システムを作らせてみた。営業業務をフローチャートにして、部内のメンバーが各自で作っているExcelとの範囲からやってみることにした。自分たちで要件を整理してできる範囲で作ると、全員のノウハウが共有できてとても業務が効率化できそうだ。毎週の営業会議後に30分打合せを行うと、1週間利用してみた感想や改善点を持ち寄ることができて、簡単な営業支援ツールのつもりでつくったのに、便利で欠かせないものになってきた。

これからのシステム

業務効率化の為の業務システムは、業務を知っている私達が作っていくのが一番だ、ということがよくわかった。
そして、このツールを今のシステムに連携させられないんだろうか?という要望が高まってきた。
これまでは要望事項を情報システム部門に伝え、しばらく時間が経ってからリリースされると、その時には既に新たな要望が出てきて、いつまでたっても追いつかない状況だった。今は簡単なものしか作れないが、自分たちで作ることによって要望を実現できるようになった。現在利用中の社内共通の業務システムやワークフローも同じように作れないのだろうか。

部門長、情報システム部門やシステムベンダーにもぜひ相談してみたい。

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